Alusta sündmuse planeerimist Teamsis / Start scheduling an event in Teams 

• Ava Teamsi rakenduses kalender (calendar)
• Vali ülevalt paremast nurgast uue koosoleku valikust Live Event
• Vt. lisaks - Schedule a Teams live event, Microsofti juhend

• Open the calendar in Teams (calendar). 

• Select Live Event from the New Meeting at the top right-hand corner. 

• See more: Schedule a Teams live event by Microsoft 

Täida ürituse põhiandmed / Add the main details of the event 

• Lisa pealkiri
• Planeeri aeg
• Lisa lühikirjeldus
• Planeeri esinejad (Presenters) ja produtsendid (producers)
• Esinejad on need, kelle videopilti või ekraani saavad produtsendid
• Produtsendid saavad juhtida ürituse esinejate valikuid ja jagada ka muid materjale - arvuti ekraani, fotosid jne.

• Add title. 

• Schedule the date and time. 

• Add short description. 

• Invite presenters and producers. 

• Presenters are the people whose video or screen the producers will get. 

• Producers can guide the presenters’ choices and share other materials – computer screen, photos, etc. 

Vali auditoorium ja seadista allikas / Select audience and configure the source 

• Vali ürituse ulatus
  • Piiratud hulk inimesi või gruppe (People and groups)
    • Nt Sinu kursus
  • Kogu organisatsioon (Org-wide)
    • Tartu Ülikooli puhul ülikooli kasutajatunnusega inimesed
  • Avalik (Public).
• Keri allapoole lisaseadistuste määratlemiseks
  • Oluline seadistus: küsimuste lubamine - märgi Q&A märkeruut
• Üldjuhul on kõige lihtsam ülekannet teha Teams rakenduse vahendusel
  • Kui plaanid kasutada spetsiaalset produktsioonilahendust, saad valida vastava rakenduse või seadme

• Select the people to attend 

  • A limited number of people or groups: People and groups 

    • e.g. Your course. 

  • Whole organisation: Org-wide 

    • in the UT, all people with the university ID 

  • Public: 

• Scroll down to define additional settings. 

  • An important selection is allowing questions - check the Q&A box. 

• The easiest way is to broadcast the event via Teams. 

  • If you plan to use special production solutions, you can select the respective application or device. 

Kopeeri ja jaga osalejate viide / Copy and share the attendee link 

• Osalejate viite asub: get attendee link
• Viidet üritusele jaga teiste kanalite kaudu
• Käesoleva ürituse kutse saavad esinejad ja produtsendid
• Täpsusta soovi korral veel ürituse seadeid Edit → Settings valikust
• Vt. lisaks Invite attendees to a Teams live event

• The attendee link is here Get attendee link. 

• Share the link to the event via other channels. 

• The presenters and producers will get an invitation to this event. 

• If necessary, specify the settings at Edit → Settings 

• See more: Invite attendees to a Teams live event

Otseülekande ettevalmistamine / Prepare the live broadcast 

• Otseülekande ettevalmistamine ja läbiviimne käib Teamsis
• Produtsendid saavad koosolekutses leiduva Join valiku abil ühenduda ülekande produtseerimise töövahendisse
• Esinejad peavad otseülekande ajal samuti kättesaadavad
• Produtsendil on võimalik enne otseülekande alustamist valida, millist sisendit üle kantama hakatakse

• Preparing and running the live broadcast takes place inTeams . 

• Produces can use the Join link in the event invitation to join the live broadcast production tool. 

• Presenters must also be availavle during the live broadcast. 

• Before the beginning of the broadcast, the producer may choose which feed to broadcast. 

Ülekande jaoks sisu valimine - produktsioon / Select audience and configure the source - production

• Ülekande sisu tuleb enne otseülekandesse suunamist lisada järjekorda (Queue)
• Produtsent saab valida sisu, mida otseülekandes näidata esinejate ja jagatavate materjalide hulgast
• Esineja valimiseks tee tema sisul topeltklõps
• Materjalide jagamiseks vali Share
• Materjali jagamisel saab ekraanile lisada esineja videopildi vähendatud mahus
• Produtsent - vt. lisaks Produce a live event using Teams, Microsofti juhend
• Esineja - vt. lisaks Present in a live event in Teams

• The content of broadcast must be queued before sending it to live event (Queue). 

• The producer can choose the feed for the live event from the presenters and the shared materials. 

• To select a presenter, double-click on the presenter’s feed. 

• To share materials, select Share. 

• When materials are shared, the cropped video image of the presented can be added to the screen. 

• Producer - see more: Produce a live event using Teams by Microsoft 

• Presenter - see more: Present in a live event in Teams 

Ülekande alustamine / Start broadcasting 

• Kui järjekorras on sisu valik tehtud, vajuta Send live
• Otseülekand alustamiseks vajuta Start → Continue
• Arvesta, et
  • ülekandel on viive 10-20 sekundit
  • ülekande pikkus võib olla kuni 4 tundi
• Ürituse eetris olemisest annab märku punane Live märge ülaservas

• If the content has been queued, select Send live 

• To start the broadcast, select Start → Continue 

• Please note that 

  • there is a 10–20-second delay 

  • the length of the broadcast can be up to 4 hours 

• When the event is live, a red mark Live appears at the top 

Osaleja vaade ja küsimuste esitamine / Attendee view and asking questions 

• Osaleja liitub sündmusega ürituse viite kaudu
• Kui üritus pole vee alanud, näidatakse vastavat teadet
• Kui ürituse seadetes on lubatud küsimuste esitamine, siis on võimalik küsimusi esitada
• Küsimusi on võimalik esitada juba enne üritust
• Vt. lisaks Attend a live event in Teams, Microsofti juhend
• Vt. lisaks Participate in a Q&A in a live event in Teams, Microsfoti juhend

• An attendee joins the event via a link. 

• Until the event has not started yet, the respective information is displayed. 

• If questions and answers are allowed in the settings, attendees can ask questions. 

• Attendees can start asking questions even if the event hasn't started
  

• See more: Attend a live event in Teams by Microsoft 

• See more: Participate in a Q&A in a live event in Teams, by Microsoft
  

Küsimustele vastamine - moderaator / Questions and answers – Moderator 

• Küsimuste vastamisel valib moderaator vastava funktsiooni nupurealt
• Uued küsimused tulevad New alajaotusesse
• Auditoorium näeb küsimust, kui moderaator on valinud Publish
• Küsimustele vastaja saab vastata kasutajale privaatselt või avalikult
  • Privaatnevastus tuleb sisestada ja edastada New alajaotuses
  • Avalik vastus tuleb eraldi sisestada Publish alajaotuses Reply lahtrisse
• Küsimusele vastamisel ära unusta vajutada Send nupule
• Olulised teemad võib moderaator või esineja esile tõsta teadetena (Make an announcement)

• The moderator selects the Questions and Answers function from the button bar. 

• The audience sees the question only when the moderator has selected Publish. 

• When answering a question, don’t forget to select Send. 

• Important questions and answers can be highlighted as announcements (Make an announcement). 

Erijuhtum - esineja videosignaali katkemine / Special occasion - Presenter’s video signal is lost 

• Kui esineja videosignaal katkeb, siis vaatajad näevad teadet "The live event will continue in a moment"
• Ülekanne jätkub, kui produtsent lisab otseülekande voosse uue sisu

• When the presenter’s video signal is lost, the audience will see the message “The live event will continue in a moment”. 

• The broadcast continues when the producer adds new content to the broadcast feed. 

Ülekande lõpetamine / End the broadcast 

• Ülekande lõpetamiseks vajuta nupule End ja seejärel End live event
  
• Vt. lisaks Manage a live event recording and reports in Teams, Microsofti juhend

• To end the broadcast, select End and then End live event. 

• See more: Manage a live event recording and reports in Teams by Microsoft 

Ürituse salvestuse järelvaatamine / View recording of the event 

• Üritus on järelvaadatav samalt ürituse otseülekande viitelt
• Ürituse ajal saab ülekannet peatada ja soovitud kohta kohe järele vaadata
  • Otseülekande vaatamise jätkamiseks vajuta all vasakus nurga OTSE nupule

• The recording of the event is available from the link to the broadcast of the same event. 

• During the event you can stop the broadcast and immediately view a specific section of the recording

  • To continue watching the live event, click the LIVE button in the lower left corner 

Kuidas hallata sündmust Outlook-s? / How to manage an event in Outlook? 

Kas mul peab olema professionaalne produktsoonilahendus või muu eritarkvara? /

Do I need professional production solutions or special software? 

• Ei pea olema produktsioonitehnikat või eritarkvara.
  • Piisab MS Teams arvutirakendusest ja käepärastest audio-video seadmetest
  • Kui jagada ainult ekraani või salvestatud videot ei ole ka audio-videoseadmeid vaja
  • Professionaalse produktsioonilahenduse puhul on mõistlik kasutada Microsoft Stream Live Event lahendust
• Microsoft Teams Live Event-i saava algatada kõik ülikooli töötajad
  • Kui algatamisel antakse veateade litsentsi või õiguse puudumise kohta, võta ühendust arvutiabiga
• Produtsendil ja esinejal peab olema arvutirakendus Teams (Desktop)
• Kuulaja võib jälgida sündmust nii arvutitarkvaras, mobiilirakenduse või veebilehitseja kaudu

• You don’t need professional equipment or software. 

• The web application of MS Teams and everyday AV devices will do. 

• If you only share a screen or recorded video, you don’t need AV devices. 

• If you use professional equipment, it is better to use Microsoft Stream Live Event 

• All university staff members can start a Teams Live Event. 

• If you start an event and you get an error message about no licence or rights, please contact IT Helpdesk. 

• The producer and the presented need to have a Teams Desktop application. 

• The listener may view the event using a desktop application, a mobile application or in the web browser.