Page tree
Skip to end of metadata
Go to start of metadata

Kiirjuhend avaliku videokonverentsi loomiseks Teams Live Event lahenduse kaudu.

Kui Teil tekib sündmuse loomisel probleeme, palun võtke ühendust arvutiabiga.

Guidance to produce large videoconference using Teams Live Event solution.

  • If you experience problems with creating an event, please contact the IT Helpdesk. 


Taust

  1. Teams Live Event on videokonverentsi lahendus suurtele auditooriumitele (kuni 10 000 osalejat)
  2. Ülekande ettevalmistamine ja sisu jagamine käib rakenduses Teams ja professionaalseid audio- ja videoseadmeid vaja ei ole
  3. Ülekande vaatamine on võimalik arvuti- või mobiilirakenduses Teams või enamikes veebilehitsejates
  4. Rollid lühidalt:
    1. Organisaator - loob ja seadistab ürituse, kutsub produtsendid, esinejad ja osalejad 
    2. Produtsent - alustab ja lõpetab ürituse ning saab jagada sisu (audio, video, ekraan)
    3. Esineja - saab jagada sisu (audio, video või ekraan) ning saab modereerida küsimusi/vastuseid
    4. Osaleja - jälgib üritust ja kui see on nii seadistatud, esitada küsimusi
    5. Organisaator, produtsent ja esineja võivad olla kõik sama inimene
  5. Ülikooli töötajal lisakulutusi teha vaja ei ole - ülikooliperel (17 000+) on MS O365 toodete, sh. Teams-i kasutusõigus
    1. NB! Hetkel on osadele töötajatele ajaloolistel põhjustel jäänud aktiveerituks Teams Live Event jaoks sobimatu MS litsents (A1 A3 asemel)
    2. Kui Teil tekib sündmuse loomisel probleeme, palun võtke ühendus arvutiabiga
  6. Vaata lisaks 
    1. Interaktiivsete arutelude ja seminaride jaoks sobib paremini Teams-i koosolekute lahendus 
    2. Get started with Microsoft Teams live events, Microsofti juhend
    3. Teams live event organizer checklist, Microsofti juhend
    4. Videokonverentsi rakendused Tartu Ülikoolis

Background

  1. Teams Live Event is a video meeting solution for large audiences (up to 10,000 participants)

  2. The broadcast is prepared and content shared using Teams and no professional audio or video equipment is needed

  3. The broadcast can be viewed in the Teams or in most browsers. 
  4. Brief description of roles: 

    1. Organizer  creates and configures the event, invites producers, presenters and attendees 

    2. Producer – starts and stops the event and shares the content (audio, video, desktop/window)

    3. Presenter – can share the content (audio, video or screen) and moderates questions and answers 

    4. Attendee – watches the event and, if the event is so configured, can ask questions 

    5. The organizer, producer and presenter may be the same person 

  5. A UT staff member does not incur any extra costs  the university community (17,000+) has a licence to use MS O365 products, incl. Teams. 

    1. NB! Currrently some staff members have an MS licence activated in their computer which does not allow to create a Teams Live Event (A1 instead of A3).

    2. If you experience problems with creating an event, please contact the IT Helpdesk

  6. See also:  

    1. A better solution for interactive discussions and seminars is Teams Meetings.  

    2. Get started with Microsoft Teams live events by Microsoft 

    3. Teams live event organizer checklist by Microsoft 

Teams Live Eventi läbiviimine


Samm / StepOlulised asjaolud / Important factsEkraanitõmmised / Screenshots
1

Alusta sündmuse planeerimist Teamsis / Start scheduling an event in Teams 

  • Ava Teamsi rakenduses kalender (calendar)
  • Vali ülevalt paremast nurgast uue koosoleku valikust Live Event
  • Vt. lisaks - Schedule a Teams live event, Microsofti juhend

  • Open the calendar in Teams (calendar). 

  • Select Live Event from the New Meeting at the top right-hand corner. 

  • See more: Schedule a Teams live event by Microsoft 

2

Täida ürituse põhiandmed / Add the main details of the event 

  • Lisa pealkiri
  • Planeeri aeg
  • Lisa lühikirjeldus
  • Planeeri esinejad (Presenters) ja produtsendid (producers)
  • Esinejad on need, kelle videopilti või ekraani saavad produtsendid
  • Produtsendid saavad juhtida ürituse esinejate valikuid ja jagada ka muid materjale - arvuti ekraani, fotosid jne.

  • Add title. 

  • Schedule the date and time. 

  • Add short description. 

  • Invite presenters and producers. 

  • Presenters are the people whose video or screen the producers will get. 

  • Producers can guide the presenters’ choices and share other materials – computer screen, photos, etc. 


3

Vali auditoorium ja seadista allikas / Select audience and configure the source 

  • Vali ürituse ulatus
    • Piiratud hulk inimesi või gruppe (People and groups)
      • Nt Sinu kursus
    • Kogu organisatsioon (Org-wide)
      • Tartu Ülikooli puhul ülikooli kasutajatunnusega inimesed
    • Avalik (Public).
  • Keri allapoole lisaseadistuste määratlemiseks
    • Oluline seadistus: küsimuste lubamine - märgi Q&A märkeruut
  • Üldjuhul on kõige lihtsam ülekannet teha Teams rakenduse vahendusel
    • Kui plaanid kasutada spetsiaalset produktsioonilahendust, saad valida vastava rakenduse või seadme

  • Select the people to attend 

    • A limited number of people or groups: People and groups 

      • e.g. Your course. 

    • Whole organisation: Org-wide 

      • in the UT, all people with the university ID 

    • Public: 

  • Scroll down to define additional settings. 

    • An important selection is allowing questions - check the Q&A box. 

  • The easiest way is to broadcast the event via Teams. 

    • If you plan to use special production solutions, you can select the respective application or device. 

4
  • Osalejate viite asub: get attendee link
  • Viidet üritusele jaga teiste kanalite kaudu
  • Käesoleva ürituse kutse saavad esinejad ja produtsendid
  • Täpsusta soovi korral veel ürituse seadeid EditSettings valikust
  • Vt. lisaks Invite attendees to a Teams live event

  • The attendee link is here Get attendee link. 

  • Share the link to the event via other channels. 

  • The presenters and producers will get an invitation to this event. 

  • If necessary, specify the settings at Edit → Settings 

  • See more: Invite attendees to a Teams live event


5

Otseülekande ettevalmistamine / Prepare the live broadcast 

  • Otseülekande ettevalmistamine ja läbiviimne käib Teamsis
  • Produtsendid saavad koosolekutses leiduva Join valiku abil ühenduda ülekande produtseerimise töövahendisse
  • Esinejad peavad otseülekande ajal samuti kättesaadavad
  • Produtsendil on võimalik enne otseülekande alustamist valida, millist sisendit üle kantama hakatakse

  • Preparing and running the live broadcast takes place inTeams . 

  • Produces can use the Join link in the event invitation to join the live broadcast production tool. 

  • Presenters must also be availavle during the live broadcast. 

  • Before the beginning of the broadcast, the producer may choose which feed to broadcast. 


6

Ülekande jaoks sisu valimine - produktsioon / Select audience and configure the source - production

  • Ülekande sisu tuleb enne otseülekandesse suunamist lisada järjekorda (Queue)
  • Produtsent saab valida sisu, mida otseülekandes näidata esinejate ja jagatavate materjalide hulgast
  • Esineja valimiseks tee tema sisul topeltklõps
  • Materjalide jagamiseks vali Share
  • Materjali jagamisel saab ekraanile lisada esineja videopildi vähendatud mahus
  • Produtsent - vt. lisaks Produce a live event using Teams, Microsofti juhend
  • Esineja - vt. lisaks Present in a live event in Teams

  • The content of broadcast must be queued before sending it to live event (Queue). 

  • The producer can choose the feed for the live event from the presenters and the shared materials. 

  • To select a presenter, double-click on the presenter’s feed. 

  • To share materials, select Share. 

  • When materials are shared, the cropped video image of the presented can be added to the screen. 

  • Producer - see more: Produce a live event using Teams by Microsoft 

  • Presenter - see more: Present in a live event in Teams 



7

Ülekande alustamine / Start broadcasting 

  • Kui järjekorras on sisu valik tehtud, vajuta Send live
  • Otseülekand alustamiseks vajuta StartContinue
  • Arvesta, et
    • ülekandel on viive 10-20 sekundit
    • ülekande pikkus võib olla kuni 4 tundi
  • Ürituse eetris olemisest annab märku punane Live märge ülaservas

  • If the content has been queued, select Send live 

  • To start the broadcast, select Start → Continue 

  • Please note that 

    • there is a 10–20-second delay 

    • the length of the broadcast can be up to 4 hours 

  • When the event is live, a red mark Live appears at the top 

8

Osaleja vaade ja küsimuste esitamine / Attendee view and asking questions 

  • Osaleja liitub sündmusega ürituse viite kaudu
  • Kui üritus pole vee alanud, näidatakse vastavat teadet
  • Kui ürituse seadetes on lubatud küsimuste esitamine, siis on võimalik küsimusi esitada
  • Küsimusi on võimalik esitada juba enne üritust
  • Vt. lisaks Attend a live event in Teams, Microsofti juhend
  • Vt. lisaks Participate in a Q&A in a live event in Teams, Microsfoti juhend

  • An attendee joins the event via a link. 

  • Until the event has not started yet, the respective information is displayed. 

  • If questions and answers are allowed in the settings, attendees can ask questions. 

  • Attendees can start asking questions even if the event hasn't started

  • See more: Attend a live event in Teams by Microsoft 

  • See more: Participate in a Q&A in a live event in Teams, by Microsoft


9

Küsimustele vastamine - moderaator / Questions and answers  Moderator 

  • Küsimuste vastamisel valib moderaator vastava funktsiooni nupurealt
  • Uued küsimused tulevad New alajaotusesse
  • Auditoorium näeb küsimust, kui moderaator on valinud Publish
  • Küsimustele vastaja saab vastata kasutajale privaatselt või avalikult
    • Privaatnevastus tuleb sisestada ja edastada New alajaotuses
    • Avalik vastus tuleb eraldi sisestada Publish alajaotuses Reply lahtrisse
  • Küsimusele vastamisel ära unusta vajutada Send nupule
  • Olulised teemad võib moderaator või esineja esile tõsta teadetena (Make an announcement)

  • The moderator selects the Questions and Answers function from the button bar. 

  • The audience sees the question only when the moderator has selected Publish. 

  • When answering a question, don’t forget to select Send. 

  • Important questions and answers can be highlighted as announcements (Make an announcement). 


10

Erijuhtum - esineja videosignaali katkemine / Special occasion - Presenter’s video signal is lost 

  • Kui esineja videosignaal katkeb, siis vaatajad näevad teadet "The live event will continue in a moment"
  • Ülekanne jätkub, kui produtsent lisab otseülekande voosse uue sisu

  • When the presenter’s video signal is lost, the audience will see the message “The live event will continue in a moment”. 

  • The broadcast continues when the producer adds new content to the broadcast feed. 

11

Ülekande lõpetamine / End the broadcast 


Avalik vaade:


12

Ürituse salvestuse järelvaatamine / View recording of the event 

  • Üritus on järelvaadatav samalt ürituse otseülekande viitelt
  • Ürituse ajal saab ülekannet peatada ja soovitud kohta kohe järele vaadata
    • Otseülekande vaatamise jätkamiseks vajuta all vasakus nurga OTSE nupule

  • The recording of the event is available from the link to the broadcast of the same event. 
  • During the event you can stop the broadcast and immediately view a specific section of the recording

    • To continue watching the live event, click the LIVE button in the lower left corner 



Korduma kippuvad küsimused / Frequently asked questions 

  • Kui Sul on mõte, milline teema vajab täiendavat selgitamist, saada see arvutiabile.
  • If you think that a specific topic needs further explanation, please send it to the Helpdesk. 
KKK / FAQVastus ja olulised asjaolud / Answer and important facts 

Kuidas hallata sündmust Outlook-s? / How to manage an event in Outlook? 

Kas mul peab olema professionaalne produktsoonilahendus või muu eritarkvara? /

Do I need professional production solutions or special software? 

  • Ei pea olema produktsioonitehnikat või eritarkvara.
    • Piisab MS Teams arvutirakendusest ja käepärastest audio-video seadmetest
    • Kui jagada ainult ekraani või salvestatud videot ei ole ka audio-videoseadmeid vaja
    • Professionaalse produktsioonilahenduse puhul on mõistlik kasutada Microsoft Stream Live Event lahendust
  • Microsoft Teams Live Event-i saava algatada kõik ülikooli töötajad
    • Kui algatamisel antakse veateade litsentsi või õiguse puudumise kohta, võta ühendust arvutiabiga
  • Produtsendil ja esinejal peab olema arvutirakendus Teams (Desktop)
  • Kuulaja võib jälgida sündmust nii arvutitarkvaras, mobiilirakenduse või veebilehitseja kaudu

  • You don’t need professional equipment or software. 

  • The web application of MS Teams and everyday AV devices will do. 

  • If you only share a screen or recorded video, you don’t need AV devices. 

  • If you use professional equipment, it is better to use Microsoft Stream Live Event 

  • All university staff members can start a Teams Live Event. 

  • If you start an event and you get an error message about no licence or rights, please contact IT Helpdesk. 

  • The producer and the presented need to have a Teams Desktop application. 

  • The listener may view the event using a desktop application, a mobile application or in the web browser. 

  • No labels