Child pages
  • Outlooki kalendri kasutamine
Skip to end of metadata
Go to start of metadata

 

Riina Reinumägi, IT‐osakond kevad 2009


 
Kohtumiste planeerimine Outlook2007 kalendris 

Kalendri vaated 
 

 

Kalendris saad kuvada erinevaid vaateid:

a) Päev / nädal / kuu 

b) Pikk nädal / lühike nädal 

c) Kuu vaates detailide kuvamine:  Low‐ ainult terve päev kestvad  sündmused, Medium – vahepealne, High – näidatakse päeva sündmusi ja kohtumisi 

d) Navigatsioonipaanilt saad märgistada ka oma piirkonna (näiteks 2 nädalat), mida kalendris kuvatakse  


 Kalendris võid kuvada ka ülesannete riba (Daily Task List). Selle saad kokku/lahti rullida siit: 


 
Tasks ribal kuvatakse kõik lippudega tähistatud e‐mailid ning tööülesanded, mille tähtaeg on kuvatud 
nädalal saabumas või ületatud.  
To‐Do Bar‐il kuvatakse samuti  kõik tööülesande (Task), To‐Do loetelu tööd ning lippudega tähistatud 
e‐mailid. To‐Do Bar‐i võid kokku/lahti rullida siit: 
 
 
 
 
 Nii To‐Do Bar‐i kui ka Task riba võid ka üldse välja lülitada 
valides View - To‐Do Bar - Off 
või Daily Task List - Off 

 

 

  • Kohtumiste ja sündmuste lisamine kalendrisse 

Kohtumine (Appointment) kestab mõned tunnid, sündmus (Event) kestab terve päeva või mitu 

päeva. 
2.1 Uue kohtumise lisamine isiklikku kalendrisse 
Klõpsa New nupule või tee hiire topeltklõps kalendris.  


 
Kohtumise puhul tuleb täita järgmised väljad: 
a) Subject  ‐ kohtumise teema, teema kuvatakse kalendris. 
b) Location ‐ koht 
c) Algus/lõpp.  
d) Kas kohtumine kuvatakse kinni või vaba ajana ‐ Show as busy (hõivatud) / free (vaba) / 
tentative (võib‐olla toimub) / out of office (kontorist väljas). Selle välja täitmine on oluline 
mitme osalejaga koosolekute või kohtumiste planeerimisel. 
e) Reminder – soovi korral võid sisse lülitada ka meeldetuletuse. 
f) Salvesta kohtumine Save &Close 
 
Näide 1: lisa kliendikohtumine koos meeldetuletusega 15 min varem (Reminder - 15 minutes
Näide 2: lisa koolitus terve päeva kestva sündmusena 
a) Märgi All day event 
b) Lisa koolitusmaterjalid failina kohtumise sisu boksi (Insert - Attach File
Näide 3: lisa sõbra sünnipäev ja märgi aeg vabana (Show as - Free
Näide 4: Hambaarsti aeg – märgi privaatseks (Private – tabalukuga nupp) NB! Private‐ kohtumise 
detaile ei näidata avalikult välja jagatud kalendris.  
 
2.2 Korduva kohtumise lisamine 
Korduva kohtumise lisamiseks alusta uut kohtumist, täida vajalikud väljad ning muuda 
kohtumine korduvaks klõpsates Recurrence nupule.


  
Näide 5: Lisa kõikidele teisipäevadele osakonna koosolek kuni jaanipäevani 


 
Näide 6: Ühel nädalal jääb erandkorras osakonna koosolek ära. Kustuta ainult üks kohtumine.  
Märgi kalendris ära jääv kohtumine ning kustuta. Kustutamisel vali, et soovid 
kustutada vaid ühe kohtumise (Delete this occurrence) , mitte tervet seeriat.  
 
 
 
Näide 7: Iga kuu viimasel reedel pead osalema  kaugõppe loengutel – nii 6 korda 
järjest. 


 
Näide 8: Muuda kõik osakonna koosolekud 15 minutit lühemaks.  
Ava kalendris ükskõik milline osakonna koosolek ning vali, et soovid muuta kogu kohtumiste seeriat 
(Open the series


 
Klõpsa Recurrence nupule ning märgi kohtumise 
lõpuks 10:45 


 


Sulge Recurrence aken ning salvesta kohtumine 
Save & Close 
 

Koosoleku planeerimine 

Kui soovid koosolekule kutsuda teisi osalejaid ning jälgida osalejate vabu ning hõivatud aegasid, siis 
peavad olema osalejate kalendrid välja jagatud. Kalendri väljajagamist vt puntidest 5.1 või 5.2. 


3.1 Koosoleku algatamine 
Koosoleku planeerimiseks tee järgmised sammud: 
a) Alusta uut kohtumist, täida kohtumise kohustuslikud väljad 


 
b) Kutsus osalejad (Invite Attandees)  

 c) Vali iga osaleja puhul, kas tema 
osalemine on kohustuslik 
(required)  või soovituslik (optional
 
d) Vali koosolekule ressursid 
(Resources) (koosolekuruum, 
projektor jms). Saab teha ainult 
Exchange serveris siis, kui on 
loodud ressursikalendrid (kalender, 
mis automaatselt aktsepteerib 
kohtumised vabadele aegadele) 
 


e) Vaata osalejate ajakava (Scheduling Assistant) – osalejate vabu aegu näed ainult siis, kui 
osaleja on oma kalendri välja jaganud ning sul on õigus osalejate kalendreid vaadelda.  
Osalejate kinni (Busy) ajad on kuvatud sinise ribana. All attendees ribal on kõikide osalejate 
kinnised ajad kokku liidetud. 

 


 
f) Nihuta koosoleku aega nii, et see kõigile osalejatele sobiks. Vaata läbi Suggested Time 
nimekiri. Nimekirja algul on kõige paremini sobivad ajad, lõpus kõige ebasobivamad. 
g) Saada koosoleku kutse  Send  
 

 3.2 Koosoleku kutsele reageerimine 
Koosoleku teade saabub sinu postkasti.  Koosoleku kutset saad aktsepteerida (Accept), tagasi lükata 
(Decline), vastata ebalevalt „võib‐olla” (Tentative) või pakkuda uut aega (Propose New Time


 
Accept ja Tentative koosolekud kirjutatakse osalejatele automaatselt kalendrisse. 
 
3.3 Uue aja leidmine 
Kui mõni osaleja on pakkunud uut koosoleku aega, siis ava see kiri oma postkastis ning vali View all 
Proposals ning vaata, kas uus pakutud aeg sobib ka teistele osalejate vabade aegadega.  


Välja pakutud ajad         Konfliktid ehk mittesobivad ajad   


 Koosoleku esialgne aeg 


Kui uus väljapakutud aeg sobib teistele osalejatele st konflikte ei esine (0 conflicts), siis saada 
uuendused osalejatele (Send). 
 
3.4 Koosoleku vastuste jälgimine 
Koosoleku vastuseid saad vaadata ainult oma algatatud koosolekute puhul.  Ava kalendris oma 
algatatud koosolek ning vali Tracking


 
   
3.5 Koosoleku uuendamine 
Ava koosolek Appointment vaates 
  

Siin saad muuta koosoleku aega, lisada osalejaid (Add or Remove Attendees) või koosoleku aja 

tühistada (Cancel Meeting).  Kui soovid koosoleku materjalid lisada failina, siis vali Insert - Attach 
File. Uuenduste saatmiseks vali Send UpdateNB! Uuendused (sh koosoleku materjalid) tekivad 
osaleja kalendrisse alles pärast seda kui osaleja on uuendused aktsepteerinud.  
Kõigile koosolekul osalejatele võib saata ka lihtteate Meeting - Message to Attandees. Lihtteate abil 
ei saa osalejatele kalendrisse uuendusi saata. 
3.6 Koosoleku tühistamine 
Kustuta koosolek kalendrist või vali Cancel Meeting ning saada osalejatele tühistamise teade. 
Koosolek eemaldatakse ka osalejate kalendrist. 

Kalendri printimine 

Näide: Prindi lähetuse ajaks kahe nädala kalender: 
a) Vali print ning määra kalendri algus ja lõpp start/end 
b) Prindi stiiliks vali nädal (Weekly Style
c) Lisa kalendrile ülesanded või ToDo list – selleks ava Page setup ja task reale tee sobilik valik 
d) Järjesta päevad ülevalt alla Top to Bottom 
e) Vaata print preview‐d 

Kalendri jagamine 

5.1 Kalendri jagamine Exchange serveris 
a) Võta vasakpoolne navigatsiooni paan ette Folder List vaates. Selleks klõpsa Folder List nupule 


 


b) Calendar peal ava parema klahvi menüü  
ning vali Properties 
 
c) Vali Premissions 
 
 
  
Selles aknas saad jagada ligipääsuõigusi oma kalendrile. Õigusi saad jagada kõigile 
kasutajale korraga (Default või Anonymous) või  igale üksikule kasutajale eraldi. 
Üksikasutajate lisamiseks vali Add. Igale kasutajale või kasutajagrupile vali 
õiguste tase (Premission level): 
Reviewer – vaataja õigused, vaikimisi antakse õigus kõikide detailide (Full Details) vaatamiseks (va 
Private kohtumiste detailid). Soovi korral või lubada vaadata oma kalendris ainult vabu ja kinniseid 
aegu (Free/Busy time). Reviewer ei saa Sinu kalendrisse muudatusi teha. 
Author – saab kalendrisse andmeid lisada ning muuta ja kustutada oma lisatud kohtumisi. 
Editor – saab kalendrisse andmeid lisada ning muuta ja kustutada kõiki kohtumisi. 
Millised konkreetsed lugemise, kirjutamise või kustutamise õigused erinevatel tasemetel kehtivad – 
seda näed Premission akna Read, Write ja Delete items osast. Igale kasutajale saad anda ka eriõigusi. 
Selleks lisa või eemalda linnuke vastava õiguse eest. 


5.2 Kalendri jagamine online-­is 
Kui Su postkast ei asu Exchange serveris, siis saad oma kalendrit jagada ainult online‐is MS Office‐i 
veebilehel. Selleks klõpsa kalendri vaates lingile Publish My Calendar (navigatsiooni paanil). Esimesel 
korral tuleb luua Windows Live ID kasutajatunnus, edaspidi logid selle kasutajatunnusega Microsoft 
Online saidile sisse ning avalikustad oma kalendri. Kalendri avalikustamisel saad valida erinevaid 
õiguste tasemeid, kellele kui palju infot näidata. Kalendri avalikustamisel saada uuenduste teade 
neile, kes peaksid sinu kalendrit nägema. 
Väljajagatud kalendri vaatamiseks ava kalendri jagamise või update‐i teade ning klõpsa View online 
nupule. Kui soovid väljajagatud kalendrit vaadata oma outlookis ning kõrvutada enda kalendriga, siis 
telli see kalender (subscribe nupp kalendri väljajagamise teates). Tellitud kalendrite vabu ning 
hõivatud aegasid näed ka koosolekute planeerimisel. 
 
5.3 Teise kasutaja kalendri vaatamine Exchange serveris 
Vali navigatsioonipaanilt Open shared calendar.  Name  aknas otsi kasutaja nimi, kelle kalendrit 
soovid vaadata. 
 


Teise kasutaja kalendri vaatamiseks peavad Sul tema kalendris olema vähemalt Reviewer õigused. 
Ühise vaba aja leidmiseks võid kalendrid paigutada ka üksteise kohale. Selleks klõpsa View in Overlay 
Mode noolekesele 



Nüüd näed ühist kalendrit, kus on kuvatud mõlema kasutaja kohtumised: 


 
Kalendrite eraldamiseks klõpsa View in Side‐By‐Side Mode nooleksele. Kollegi kalendri 
eemaldamiseks eemalda linnuke navigatsioonipaanilt kolleegi nime eest. 
 
 
 
 

  • No labels